Seit Word 2003 fehlt die Möglichkeit, über die Optionen standardmäßig Dokumente ohne Kommentare auszudrucken. Einer meiner Kunden wollte jedoch die Kommentare nutzen, um seinen Mitarbeitern beim Ausfüllen von Formularen Hilfen mit an die Hand zu geben. Da jedoch die Gefahr besteht, im Eifer des Gefechts das Ausblenden der Kommentare beim Drucken zu vergessen, bat er mich, für Abhilfe zu sorgen.

Nach einiger Recherche habe ich dann wirklich ein Lösung gefunden. Dazu benötigt man ein wenig Makro-Programmierung. Aber das ist eher Kleinkram. Man muß nämlich mit einem Makro die Standard-Druck-Funktion überschreiben. Und zwar einmal die, bei der der Druckdialog aufgerufen wird (Datei->Drucken bzw. Strg+P) und natürlich auch die Funktion, die aufgerufen wird, wenn man einfach nur auf den Drucken-Button klickt. Das Makro macht dabei eigentlich nur folgendes: Zunächst werden die Kommentare ausgeblendet, dann die eigentlich Druckfunktion aufgerufen und zum Schluß die Kommentare wieder eingeblendet.

Um das Problem mit dem Signieren der Makros zu umgehen, habe ich mich dazu entschieden, eine DOT-Datei in den Startup-Ordner von Word zu legen, die nur dieses Makro enthält. Womit dieses Makro immer ohne zu fragen mitgeladen wird und somit immer standardmäßig keine Kommentare gedruckt werden. Wenn man Strg+P zum Drucken verwendet, kann man die Kommentare im Druckdialog selbstverständlich trotzdem wieder einblenden, falls man sie doch einmal mitdrucken möchte.

Hier jetzt das Makro, das in z.B. eine kommentare.dot eingefügt werden muss (Extras->Makro->Visual Basic Editor):

Sub FilePrint()
    With ActiveWindow.View
        .ShowRevisionsAndComments = False
        .RevisionsView = wdRevisionsViewFinal
    End With
    Dialogs(wdDialogFilePrint).Show
    With ActiveWindow.View
        .ShowRevisionsAndComments = True
        .RevisionsView = wdRevisionsViewFinal
    End With
End Sub

Sub FilePrintDefault()
    With ActiveWindow.View
        .ShowRevisionsAndComments = False
        .RevisionsView = wdRevisionsViewFinal
    End With
    ActiveDocument.PrintOut
    With ActiveWindow.View
        .ShowRevisionsAndComments = True
        .RevisionsView = wdRevisionsViewFinal
    End With
End Sub

Diese Datei legt man in %USERPROFILE%\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\StartUp\ ab. Wenn man mehrere Benutzer mit dem Makro versorgen möchte und sichergehen möchte, dass auch wirklich alle Benutzer dieses Makro haben, dann muß man noch über eine Gruppenrichtlinie im ActiveDirectory ein kleines Skript beim Anmelden des Benutzers starten lassen, dass die DOT-Datei von einer Netzwerkfreigabe in sein Startup-Verzeichnis kopiert. Ein solches Skript könnte so aussehen:

DEL /Q "%USERPROFILE%\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\StartUp\kommentare.dot"
MD "%USERPROFILE%\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\StartUp"
COPY /Y "\\servername\freigabename\kommentare.dot" "%USERPROFILE%\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\StartUp\"